Ofis taşıma, bir işletmenin masalarından dolaplarına, bilgisayarlarından arşiv klasörlerine kadar tüm çalışma düzeninin yeni bir adrese, mümkün olan en kısa kesintiyle aktarılmasıdır. Bir evin taşınmasından farkı, burada zamanın doğrudan para ve müşteri ilişkisi anlamına gelmesidir: Pazartesi sabahı çalışanlar masalarına oturduğunda telefonlar çalmalı, bilgisayarlar açılmalı ve dosyalar yerinde olmalıdır.
Caferoğlu Nakliyat olarak 40 yılı aşkın kurumsal tecrübemizle ofis taşınmalarını bir lojistik proje gibi ele alıyoruz. Ekspertizden yerleşim planına, IT ekibinizle koordinasyondan plaza yönetimiyle yapılan yazışmalara kadar her adımı önceden planlıyor, taşınmayı işinizin ritmine uyduruyoruz.
Ofis Taşıma Nedir ve Kimler İçin Gereklidir?
Ofis taşıma; çalışma alanındaki mobilyaların, elektronik cihazların, evrakın ve ortak alan ekipmanlarının paketlenip sökülmesi, güvenli araçlarla nakledilmesi ve yeni ofiste önceden belirlenen düzene göre kurulmasıdır. Kapsamı tek odalı bir muayenehaneden birkaç katlı bir şirket merkezine kadar uzanabilir.
Bu hizmete en çok ihtiyaç duyanlar; büyüyüp daha geniş bir alana geçen şirketler, kira sözleşmesi biten işletmeler, şubelerini birleştiren kurumlar ve plaza ile iş merkezi arasında yer değiştiren firmalardır. Hukuk büroları, muhasebe ofisleri, ajanslar, yazılım şirketleri ve klinikler gibi evrak ya da cihaz yoğunluğu yüksek iş yerleri için profesyonel büro taşıma neredeyse zorunludur.
Ofis taşımacılığını ev taşımadan ayıran noktalar
Bir evde eşyanın sahibi tektir ve neyin nereye gideceğini aile bilir. Ofiste ise onlarca çalışanın masası, kişisel çekmecesi ve kullandığı cihaz vardır; bunların karışması yeni ofiste saatler süren bir arama işine dönüşür. Bu nedenle ofis taşımacılığı, etiketleme ve numaralandırma disiplini üzerine kurulur.
Ayrıca ofislerin büyük çoğunluğu plaza, iş merkezi ya da yönetimli binalardadır. Yük asansörü randevusu, giriş izinleri, güvenlik kayıtları ve ortak alanların korunması gibi konular, ev taşımada nadiren karşılaşılan bir koordinasyon yükü getirir.
Ofis Taşıma Hizmetimizin Kapsamı
Her işletmenin ihtiyacı farklı olduğu için kapsamı ekspertiz sonrasında sizinle birlikte netleştiriyoruz. Standart bir kurumsal taşınma projesinde üstlendiğimiz işler genellikle şunlardır:
- Yerinde ya da görüntülü ekspertiz ve taşıma planının çıkarılması
- Masa, dolap, sandalye ve ekipmanların numaralandırılması
- Çalışma masaları, toplantı masaları ve modüler dolapların marangoz ekibimizce sökülüp yeniden kurulması
- Bilgisayar, monitör, yazıcı ve diğer elektronik cihazların özel ambalajla paketlenmesi
- Arşiv klasörlerinin sırası bozulmadan kolilenmesi
- Bina ve plaza yönetimleriyle yük asansörü ve giriş izni koordinasyonu
- Logolu kapalı kasa araçlarla güvenli sevkiyat
- Yeni ofiste yerleşim planına göre kurulum ve ambalaj atıklarının toplanması
Taşınma tarihleriniz eski ve yeni ofis arasında örtüşmüyorsa, aradaki süre için eşya depolama hizmetimizden de yararlanabilirsiniz.
İş Akışını Aksatmadan Ofis Taşıma
Kurumsal bir taşınmada asıl hedef, eşyayı taşımaktan çok işin durmamasını sağlamaktır. Bunun için taşınmayı departman departman planlıyor, kritik birimlerin en son kapanıp en önce açılmasını sağlayan bir sıralama kuruyoruz.
Hafta sonu ve mesai dışı taşıma
Pek çok işletme için en verimli çözüm, taşınmayı cuma akşamı başlatıp hafta sonu tamamlamaktır. Hafta sonu ofis taşıma sayesinde çalışanlar cuma günü eski ofisten çıkar, pazartesi sabahı yeni ofiste masalarına oturur. Esnek takvim yaklaşımımızla mesai sonrası akşam saatlerinde ya da resmi tatillerde çalışmayı da planlayabiliyoruz.
Mesai dışı çalışmanın bir başka avantajı da plazalardaki yoğunluktur. Hafta içi gündüz saatlerinde yük asansörü ve otopark girişi diğer kiracılarla paylaşıldığı için iş yavaşlar; akşam ve hafta sonu bu kısıtlar çoğu zaman azalır. Hangi saatlerin uygun olduğunu bina yönetiminin kurallarına göre birlikte belirliyoruz.
Aşamalı taşıma seçeneği
Tek seferde taşınması mümkün olmayan büyük ofislerde taşınmayı birkaç aşamaya bölüyoruz. Örneğin önce arşiv ve az kullanılan depolar, ardından destek birimleri, en son da müşteriyle doğrudan temas eden ekipler taşınabilir. Böylece her aşamada işletmenin bir bölümü çalışmaya devam eder.
Masa ve Ekipman Numaralandırma Sistemi
Kurumsal taşınmanın düzenli bitmesini sağlayan en önemli araç numaralandırma sistemidir. Ekspertiz sırasında yeni ofisin yerleşim planına göre her çalışma alanına bir numara veriyor, o alana ait tüm eşyaları aynı numarayla etiketliyoruz.
Etiketlemede uyguladığımız yöntem
Bir çalışanın masası, sandalyesi, çekmece kolisi, bilgisayar kasası ve monitörü aynı numarayı taşır. Kolilerin üzerine numaranın yanında departman adı ve yeni ofisteki kat ya da oda bilgisi de yazılır. Yeni ofiste aynı numaralar zemine ya da kapılara yapıştırıldığında, ekip hiçbir eşyayı sormadan doğru yere bırakabilir.
Bu yöntem, oda oda kolileme alışkanlığımızın kurumsal ölçekteki karşılığıdır. Ortak alan eşyaları, yani mutfak malzemeleri, toplantı odası ekipmanları ve resepsiyon mobilyaları için ayrı bir renk ya da kod kullanarak karışıklığın önüne geçiyoruz.
Çalışanlardan beklenen küçük katkı
Taşınma öncesinde her çalışanın kendi çekmecesini ve kişisel eşyalarını, kendisine verilen numaralı koliye yerleştirmesi işi büyük ölçüde hızlandırır. Değerli kişisel eşyaların ve şifreli cihazların çalışanların kendi yanında taşınmasını öneriyoruz.
Bilgisayar, Sunucu ve Elektronik Cihaz Hazırlığı
Bir ofisin en hassas ve iş açısından en kritik varlıkları elektronik cihazlarıdır. Bu bölümde fiziksel taşımayı biz üstlenirken, cihazların yazılım ve ağ tarafını şirketinizin IT ekibi ya da hizmet aldığınız bilgi işlem firmasıyla birlikte planlıyoruz.
IT ekibiyle koordinasyon
Taşınma tarihinden önce IT sorumlunuzla bir araya gelerek cihazların hangi sırayla kapatılacağını, kabloların nasıl işaretleneceğini ve yeni ofiste hangi cihazın önce kurulacağını konuşuyoruz. Veri yedeklemesi, ağ yapılandırması ve sistemlerin yeniden devreye alınması IT ekibinizin sorumluluğundadır; biz bu takvime göre söküm ve nakil sırasını ayarlıyoruz.
Sunucu dolapları, ağ cihazları ve santral gibi ekipmanların sökümü ve bağlantılarının ayrılması da genellikle IT ekibi tarafından yapılır. Ekibimiz bu cihazları, sökümden sonra uygun ambalajla paketleyip dik konumda ve sabitlenerek taşır.
Elektronik cihazların paketlenmesi
Monitörler ekran yüzeyi korunacak şekilde köpük ve battaniyeyle sarılır, bilgisayar kasaları ve yazıcılar darbeye karşı ayrı ayrı paketlenir. Her cihazın kabloları, adaptörleri ve bağlantı parçaları küçük poşetlere konup cihazın numarasıyla etiketlenir. Böylece yeni masada kurulum yapan kişi, hangi kablonun hangi cihaza ait olduğunu aramak zorunda kalmaz.
Büyük boyutlu fotokopi makineleri, plotterlar ve benzeri cihazlarda üreticinin ya da teknik servisin taşıma önerilerine uyulması önemlidir. Bu tür cihazlar için gerekli hazırlığı ekspertizde birlikte belirliyoruz.
Arşiv ve Evrak Taşıma
Ofis taşınmasında en çok hafife alınan kalem arşivdir. Yıllar içinde biriken klasörler, sözleşmeler ve muhasebe kayıtları hem ağırdır hem de sırasının bozulması ciddi iş kaybına yol açar.
Arşiv klasörlerini raf sırasına göre numaralı taşıma kasalarına yerleştiriyor, her kasanın üzerine hangi raftan alındığını ve yeni ofiste hangi dolaba gideceğini yazıyoruz. Gizlilik gerektiren evrak için kasaların kapalı ve mühürlü taşınmasını öneriyor, gerekirse bu kasaları çalışanlarınızın gözetiminde yüklüyoruz. Arşiv hacmi büyükse ayrıntıları arşiv taşıma sayfamızda bulabilirsiniz.
Taşınmayı, artık kullanılmayan evrakı ayıklamak için bir fırsat olarak değerlendirmenizi tavsiye ederiz. Saklama süresi geçmiş belgelerin taşınma öncesinde ayrılması, hem yükü hafifletir hem de yeni ofiste daha düzenli bir arşiv kurulmasını sağlar.
Plazalarda Ofis Taşıma: Yük Asansörü ve Yönetim İzni
İstanbul ofis taşıma projelerinin önemli bir kısmı plazalarda ve iş merkezlerinde gerçekleşir. Bu binalarda taşınmanın kendisi kadar, bina kurallarına uyum da planın parçasıdır.
Yönetim izni ve randevu süreci
Çoğu plaza, taşınma için önceden yazılı başvuru ister ve yük asansörünü belirli saat aralıklarında tahsis eder. Bina ve site yönetimi koordinasyonunu üstlenerek gerekli bilgileri yönetime iletiyor, yük asansörü randevusunu ve araç giriş izinlerini taşınma gününden önce netleştiriyoruz. Ekip üyelerimizin kimlik bilgilerinin güvenliğe önceden bildirilmesi gerekiyorsa bunu da planlamaya dahil ediyoruz.
Hem eski hem yeni bina için bu süreci ayrı ayrı yürütmek gerekir. İki binanın taşınma saatleri birbirine uymuyorsa, yükün araçta ya da depoda kısa süre bekletilmesi gibi ara çözümler üretiyoruz.
Ortak alanların korunması
Asansör kabinleri, koridorlar ve lobi zeminleri taşınma sırasında korunmalıdır. Asansör iç yüzeylerini ve köşeleri koruyucu malzemeyle kaplıyor, zeminlerde hasarı önlemek için önlem alıyoruz. Yük asansörü bulunmayan ya da kapasitesi yetersiz kalan binalarda, uygun koşullarda asansörlü nakliyat seçeneğiyle dış cephe asansörü kullanılabilir.
Yeni Ofis Yerleşim Planı
Taşınmanın pazartesi sabahı sorunsuz başlaması, büyük ölçüde yeni ofisin yerleşim planının önceden hazır olmasına bağlıdır. Bu plan, hangi departmanın hangi alana, hangi çalışanın hangi masaya oturacağını gösteren basit bir krokidir.
Planı ekspertiz aşamasında sizden alıyor ya da birlikte oluşturuyoruz. Masa numaraları bu plana göre verildiği için, ekibimiz yeni ofise vardığında yükü doğrudan ilgili alana taşır. Modüler masaların birleşim yönü, dolapların duvara göre konumu ve toplantı odası düzeni gibi detaylar da bu planda yer alırsa kurulum çok daha hızlı biter.
Yeni ofiste priz, ağ noktası ve aydınlatma yerleşimini plan hazırlanırken göz önünde bulundurmanızı öneririz. Masaların ağ noktalarına göre konumlandırılması, IT ekibinizin kurulum yükünü önemli ölçüde azaltır.
Ofis Taşıma Süreci Adım Adım
Kurumsal taşınmalarda izlediğimiz süreç genel hatlarıyla şu şekildedir:
- İlk görüşme: İhtiyacınızı, taşınma tarihinizi ve ofisin büyüklüğünü 444 4 706 üzerinden ya da WhatsApp ile paylaşırsınız.
- Ekspertiz: Eski ofisi yerinde ya da görüntülü olarak inceliyor, eşya hacmini, elektronik cihaz sayısını ve arşiv yoğunluğunu belirliyoruz.
- Net teklif ve sözleşme: Kapsamı ve tarihi içeren şeffaf teklifimizi sunuyor, onayınızın ardından sözleşmeli hizmet başlatıyoruz.
- Planlama: Yerleşim planı, numaralandırma, IT takvimi ve bina izinlerini netleştiriyoruz.
- Paketleme ve söküm: Logolu ambalaj malzemelerimizle kolileme yapıyor, mobilyaları marangoz ekibimizle söküyoruz.
- Sevkiyat: Eşyaları logolu kapalı kasa araçlarımızla yeni adrese taşıyoruz.
- Kurulum ve yerleşim: Mobilyaları kuruyor, numaralı eşyaları plana göre yerleştiriyor, ambalaj atıklarını topluyoruz.
Ofis Taşıma Fiyatlarını Etkileyen Faktörler
Ofis taşıma fiyatları her işletme için ayrı hesaplanır, çünkü iki ofisin ihtiyacı nadiren aynıdır. Teklifi belirleyen başlıca etkenler şunlardır:
- Çalışan ve masa sayısı, toplam eşya hacmi
- Elektronik cihaz, sunucu ve özel ekipman miktarı
- Arşiv ve evrak yoğunluğu
- Söküm ve montaj gerektiren mobilya sayısı
- Eski ve yeni ofisin kat bilgisi, yük asansörü durumu
- Taşınmanın hafta sonu, akşam ya da aşamalı yapılıp yapılmayacağı
- İki adres arasındaki mesafe ve trafik koşulları
- Ara depolama ihtiyacı
Ekspertiz sonrasında sunduğumuz teklif nettir; taşınma günü sürpriz ek ücretle karşılaşmazsınız. İhtiyacınız olan araç kapasitesini ön fikir edinmek için araç ve hacim hesaplama aracımızla da tahmin edebilirsiniz.
Taşınma öncesi hazırlık kontrol listesi
Taşınma tarihinden önce işletmenizin tamamlaması gereken başlıca hazırlıklar:
- Taşınmadan sorumlu bir iç koordinatör belirleyin
- Yeni ofisin yerleşim planını hazırlayın ve departmanlarla paylaşın
- IT ekibinizle veri yedekleme ve sistem kapatma takvimini netleştirin
- Eski ve yeni bina yönetimine taşınma tarihini bildirin
- Çalışanlara kişisel eşyalarını kolilemeleri için tarih verin
- Arşivi ayıklayın, imha edilecek ve taşınacak evrakı ayırın
- Müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi adres değişikliğinden haberdar edin
- İnternet, telefon ve diğer abonelik nakillerini önceden başlatın
- Yeni ofiste ilk gün ihtiyaç duyulacak malzemeleri ayrı bir koliye koyun
Neden Caferoğlu Nakliyat ile Kurumsal Taşınma?
Bir kurumsal taşınma, işini durdurmak istemeyen her işletme için güvenilir bir iş ortağı gerektirir. Caferoğlu Nakliyat olarak sunduğumuz başlıca avantajlar şunlardır:
- 40 yılı aşkın kurumsal tecrübe ve sözleşmeli hizmet
- Yerinde ya da görüntülü ekspertizle hazırlanan net teklif
- Masa ve ekipman numaralandırmasıyla düzenli yerleşim
- Elektronik cihazlar için özel ambalaj ve dikkatli taşıma
- Marangoz ekibiyle modüler mobilya söküm ve montajı
- Plaza ve bina yönetimleriyle koordinasyon
- Hafta sonu ve mesai dışı çalışmaya uygun esnek takvim
- Logolu kapalı kasa araçlar ve logolu ambalaj malzemeleri
Ataşehir merkez ofisimiz, Ataşehir şubemiz ve Kartal şubemizle İstanbul’un iki yakasında da hizmet veriyoruz. Ofisinizle birlikte çalışanlarınızın da taşınması gerekiyorsa evden eve nakliyat hizmetimizle destek olabiliyoruz. Yöneticilere özel daha kapsamlı bir hizmet arıyorsanız sözleşmeli VIP taşıma seçeneğimizi inceleyebilirsiniz. Ataşehir bölgesindeki taşınmalar için Ataşehir evden eve nakliyat yazımız da fikir verebilir.
Ofis Taşıma Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Ofis taşıma ne kadar sürer?
Süre; ofisin büyüklüğüne, eşya ve cihaz sayısına, bina koşullarına ve mesafeye göre değişir. Küçük ve orta ölçekli ofisler genellikle bir gün içinde taşınabilirken, büyük ofisler aşamalı ya da birkaç günlük bir plan gerektirebilir. Ekspertizden sonra size gerçekçi bir zaman aralığı veriyoruz.
Taşınma sırasında işimiz durmak zorunda mı?
Hayır. Hafta sonu, akşam saatleri ya da aşamalı taşıma seçenekleriyle iş akışınızın kesintiye uğramasını en aza indiriyoruz. Doğru planlamayla çalışanlarınız cuma günü eski ofisten çıkıp pazartesi yeni ofiste işe başlayabilir.
Bilgisayarların ve sunucuların kurulumunu siz mi yapıyorsunuz?
Cihazların güvenli paketlenmesi, taşınması ve yeni masalara yerleştirilmesi bizim sorumluluğumuzdadır. Veri yedekleme, ağ bağlantıları ve sistemlerin yeniden devreye alınması ise IT ekibinizin işidir. İki tarafın takvimini birbirine uyumlu hale getirerek süreci birlikte yürütüyoruz.
Plaza yönetimiyle yazışmaları kim yapıyor?
Bina ve site yönetimi koordinasyonunu biz üstleniyoruz. Yük asansörü randevusu, araç girişi ve ekip bilgileri gibi konuları yönetimle önceden netleştiriyoruz. Bazı binalar başvurunun kiracı tarafından yapılmasını istediğinde, gerekli bilgileri size hazır olarak iletiyoruz.
Gizli evrak ve arşiv nasıl taşınıyor?
Arşiv klasörleri raf sırasına göre numaralı, kapalı kasalara yerleştirilir. Gizlilik gerektiren evrak için kasaların mühürlenmesini ve yüklemenin çalışanlarınızın gözetiminde yapılmasını öneriyoruz. Yeni ofiste kasalar etiketlerine göre ilgili dolaplara bırakılır.
Ofis taşıma için ne kadar önceden başvurmalıyız?
Plaza izinleri, IT takvimi ve yerleşim planı gibi hazırlıklar zaman aldığı için mümkün olduğunca erken iletişime geçmenizi öneririz. Özellikle ay sonu ve hafta sonu tarihleri yoğun olabilir. Erken planlama, istediğiniz tarihi ve saati ayırabilmemizi kolaylaştırır.
Eski ofisteki mobilyaların bir kısmını taşımayacaksak ne olur?
Taşınmayacak eşyaları ekspertizde belirliyor ve teklifi yalnızca taşınacak kalemler üzerinden hazırlıyoruz. Bir kısmını ileride kullanmak üzere saklamak isterseniz eşya depolama hizmetimizden yararlanabilirsiniz. Tek tük kalemlerin farklı adreslere gönderilmesi için parça eşya taşımacılığı da bir seçenektir.
Ofis taşıma projeniz için net bir plan ve teklif almak istiyorsanız çağrı merkezimizi 444 4 706 numarasından arayabilir, WhatsApp hattımıza 0532 158 51 64 üzerinden yazabilir ya da iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Ekspertiz için uygun bir zaman belirleyelim, işinizi aksatmadan yeni ofisinize taşıyalım.
